Identificar pontos falhos em processos é a primeira atitude a ser tomada para otimizá-los. Mas, para isso, é preciso um mapeamento de processos bem feito para que a análise seja efetiva e os problemas possam, de fato, ser resolvidos.
A questão é que, por ser um processo considerado “secundário”, o mapeamento acaba não sendo feito ou realizado de forma incompleta – resultando na noção parcial e incompleta sobre os procedimentos da empresa e, consequentemente, em uma gestão ineficiente.
Apesar de ser um processo complexo, é possível mapear os procedimentos da sua empresa de forma prática e objetiva. Quer saber como? Acompanhe este artigo do blog Audaces e conheça todos os benefícios dessa tática de gestão:
O que é um mapeamento de processos?
De forma simples, o mapeamento de processos é uma técnica de análise, compreensão e descrição do funcionamento e do fluxo de um determinado processo. Ou seja, é entender exatamente a origem, o desenvolvimento e a finalização de um procedimento.
Para aprofundarmos ainda mais nesse conceito, é preciso entender, primeiramente, o próprio conceito de “processo”, certo? Bem, um processo nada mais é que um conjunto de atividades que possuem uma ordem determinada e que demandam recursos específicos e definidos (tempo, matérias-primas, insumos etc).
Sumário
O papel da modelagem de processos é justamente entender quais são esses recursos e qual a ordem exata que essas atividades devem acontecer para que o resultado seja o mais efetivo e lucrativo possível.
Tomemos como exemplo o corte de tecidos em uma confecção. No mapeamento, serão descritas as etapas envolvidas no processo – desde o preparo à finalização, os equipamentos utilizados (normalmente, uma sala de corte), a quantidade de tempo padrão, os funcionários responsáveis e outras características essenciais.
Quem faz o mapeamento de processos?
Normalmente, o mapeamento dos inúmeros processos de uma empresa, indústria ou confecção é feito por uma equipe multidisciplinar formada por, pelo menos, um especialista no assunto, o responsável pelo setor auditado e alguns funcionários.
Isso garante que haja o máximo de perspectivas sobre o mesmo processo, além de facilitar o trabalho de descrição (já que o normal é que os funcionários que lidam com essas atividades em suas rotinas saibam melhor como elas funcionam).
Da mesma forma, isso facilita e agiliza o processo, já que, em uma empresa, existem muitos processos que ocorrem concomitantemente. Então, para que o mapeamento aconteça da forma mais rápida e eficiente possível, é importante que o maior número de pessoas possível esteja envolvida, desde que isso não atrapalhe a operação.
Qual é o objetivo do mapeamento de processos?
Já sabemos o que é mapeamento de processos, mas, afinal, para que ele serve? Como visto, o principal objetivo desse procedimento é trazer clareza e consciência estratégica sobre as ações que acontecem dentro de um negócio, porém, para além disso, existem muitos benefícios, que listamos a seguir:
- Controle sobre todos os processos da operação;
- Indicadores mais precisos e assertivos;
- Fornece perspectiva e visão estratégica sobre os procedimentos;
- Padronização – o processo sempre acontece da mesma forma;
- Melhora a comunicação entre os setores, uma vez que há clareza sobre como cada um deles funciona;
- Fomenta o debate e a coleta de feedbacks dos funcionários;
- Otimiza e agiliza processos, eliminando gargalos produtivos;
- Comunica visualmente os detalhes de um processo;
- Contribui para a melhoria da eficiência produtiva.
A conquista desses benefícios parte do entendimento de que o mapeamento, por si só, não é suficiente para alavancar os números do seu negócio – é preciso utilizá-lo em conjunto a outras estratégias de gestão e acompanhamento para potenciar seus efeitos.
Qual a importância do mapeamento de processos para a indústria e a produção?
No ambiente industrial, ter controle sobre os processos operacionais é ainda mais importante, justamente por se tratar de um ambiente onde as normas de regulamentação e vigência são extremamente rígidas, assim como a necessidade de padronização em todas as etapas – afinal, trata-se de uma produção em larga escala, independentemente do porte da indústria.
Nesse contexto, a clareza sobre cada processo é não só uma estratégia para a eliminação de custos invisíveis e otimizar a eficiência produtiva, mas também uma exigência mínima para todos os donos de indústria que desejam estar em conformidade com a legislação brasileira.
Porém, isso não significa que não há espaço para melhorias no mapeamento de processos no ambiente industrial. Muito pelo contrário, nesse caso, ter um processo de mapeamento sólido e eficiente torna-se um grande diferencial competitivo – além de permitir que se ganhe mais, gastando menos.
Conheça os tipos de mapeamento de processos
Como a maioria dos métodos complexos, o mapeamento de processo pode ser executado de formas diferentes, dependendo do objetivo final da estratégia, do tipo de empresa/indústria e outros fatores. Confira os principais modelos e suas características:
BPMN (Business Process Model and Notation)
A BPMN (Modelo e notação dos processos de negócio, em tradução livre), é a metodologia padrão para mapear os processos de uma empresa. Ela se utiliza de símbolos padronizados para descrever o fluxo de ocorrência de um processo e a interdependência de seus procedimentos.
Trata-se de uma forma bastante precisa de mapeamento, uma vez que parte de uma base padronizada, o que é justamente um dos objetivos dessa estratégia – assim, independentemente do fluxo interno de funcionários, todos serão capazes de interpretar as informações apresentadas pelo BPMN.
Diagrama de tartaruga
O diagrama da tartaruga, por sua vez, é uma forma simplificada de mapeamento cujo principal objetivo é indicar, visualmente, as principais características de um processo, sendo elas:
- Entradas: insumos, matérias-primas e tudo que será processado, incluindo dados e informações;
- Saídas: o resultado final do processo, o que ele gera (produto/serviço acabado ou não);
- Recursos: as ferramentas necessárias para a execução do processo (máquinas, funcionários, softwares etc);
- Como: são os procedimentos, normas, documentação e todos os insumos processuais necessários para a execução do processo;
- Quem: a equipe responsável pela execução do processo, incluindo as habilidades e competências necessárias para que ele seja bem-sucedido;
- Indicadores: os dados e indicadores necessários para avaliar a efetividade do processo.
Trata-se de uma metodologia mais simples e menos padronizada que o BPMN, mas que funciona muito bem para divulgação, por ser facilitado e objetivo.
Fluxograma
O fluxograma, como o próprio nome indica, é um método que tem como objetivo principal representar o fluxo de um processo por meio de símbolos convencionados (mas não necessariamente padronizados, ao contrário do BPMN). Aliás, o uso de símbolos é a característica mais notória do fluxograma.
Assim como o diagrama da tartaruga, o fluxograma é um método visual, porém, ao contrário dele, é mais operacional, o que faz com que ele possa ser usado na grande maioria das empresas, especialmente as do nicho de serviços, dados, informações e outros produtos não-físicos.
Mapofluxograma
O mapofluxograma é uma versão do fluxograma adaptada ao ambiente industrial. Nele, o fluxograma é montado sobre um mapa da linha de produção e o processo-alvo é descrito conforme se movimenta por ela.
Trata-se do método de mapeamento de processos ideal para confecções e modelos de Indústrias 4.0, por apresentar uma visão clara e integrada da linha de produção.
Quais são as etapas do mapeamento de processos?
Independentemente do modelo de mapeamento escolhido, todos eles possuem etapas primordiais que devem ser seguidas a fim de gerar o melhor resultado final. Conheça-as a seguir:
Defina qual será o processo-alvo
O primeiro passo para iniciar o mapeamento de um processo é, naturalmente, escolher qual será o processo-alvo da ação. Em empresas, indústrias e confecções de pequeno porte, essa seleção não precisa necessariamente levar em consideração nenhum elemento, tendo em vista a quantidade reduzida de processos.
Para empresas de médio e grande porte, é essencial que alguns critérios de seleção sejam elaborados, sendo o principal deles a quantidade de gargalos, problemas e retrabalhos que um processo tenha apresentado nos últimos meses.
Isso geralmente é indicativo de que há falhas em algumas das etapas desse processo que precisam ser entendidas e modificadas – então, opte sempre por começar por processos dessa natureza.
Faça uma representação gráfica do processo (as is)
É aqui que as metodologias de mapeamento começam a ser aplicadas. Uma vez definido o modelo de mapeamento que será utilizado, reúna a equipe para que ele seja entendido e descrito exatamente da forma que acontece atualmente (as is ou como é, em tradução livre).
É muito comum que, nessa etapa, você já comece a pensar em possíveis soluções para os problemas encontrados, mas é importante ter em mente que o mapeamento de processos é uma estratégia descritiva e que serão necessárias outras ações estratégicas para avaliar as mudanças a serem tomadas, o cronograma de execução delas e os impactos que elas terão na rotina produtiva da empresa.
Avalie a eficácia do processo (to be)
Uma vez mapeado o processo, é hora de avaliá-lo. Aqui entram em cena o diálogo e a visão estratégica de negócios, tanto para coletar informações com os funcionários responsáveis pelo procedimento analisado quanto para definir quais medidas serão tomadas para que aquele processo passe a acontecer da forma ideal (to be).
Faça um monitoramento constante
O controle do fluxo de projetos não é uma tarefa que deve acontecer apenas uma vez. Isso porque, à medida em que os negócios vão se modificando (seja com o surgimento de novas tendências, o investimento em tecnologias ou adoção de novos processos, por exemplo), a necessidade de monitorá-los ressurge constantemente – e deve ser atendida!
Por isso, antecipe-se e estabeleça uma periodicidade nas atualizações dos mapeamentos – assim, tanto você quanto a equipe responsável por essa estratégia terão tempo de se prepararem para executá-lo rapidamente e da forma mais assertiva possível.
Aposte em automatização
O advento da Inteligência Artificial, especialmente no setor industrial, possibilitou uma verdadeira revolução nos processos produtivos e no controle sobre eles. Hoje já é possível mapear etapas produtivas inteiras, além de identificar problemas em tempo real, facilitando a tomada de decisões e eliminando gargalos e retrabalhos.
Nesse sentido, a automação apresenta-se como uma grande aliada não somente do mapeamento de processos, mas da gestão como um todo!
Ferramentas para mapeamento de processos
Agora que você já tudo sobre o mapeamento de processos, separamos algumas dicas de ferramentas que podem ser úteis no processo de mapeamento e acompanhamento periódica dos procedimentos do seu negócio, confira:
- Softwares de BPI (Business Process Improvement): são ferramentas especificamente voltadas para a melhoria de processos empresariais;
- Power BI: software de Business Intelligence que ajuda na análise e controle de dados estratégicos, metas e afins;
- Softwares de gestão: essas ferramentas de gerenciamento são capazes de oferecer informações precisas e em tempo real sobre o status de produção de cada produto ou serviço em tempo real, gerenciamento de clientes e outras funções primordiais para manter os processos em dia;
- Checklists e planilhas: são métodos tradicionais de controle, mas que oferecem uma forma de acesso a dados específicos (embora de forma não totalmente segura e automatizada).
Conclusão
O mapeamento de processos faz parte de uma realidade muitas vezes esquecida pelas empresas e negligenciada pelas indústrias e confecções. No entanto, ele é uma das estratégias fundamentais para se ter controle da produção, identificar gargalos e eliminar erros no processo produtivo.
Além de uma forte aliada da gestão, mapear processos também une as equipes, uma vez que proporciona clareza sobre os procedimentos de todos os setores da empresa. O melhor é que há diversas formas de implementar essa técnica, a depender da realidade do seu negócio e de qual o método mais coerente para o seu segmento de atuação.
Por ser um procedimento complexo (mas não difícil de ser realizado), o mapeamento de processos precisa seguir algumas etapas fundamentais que, quando bem aplicadas, garantem um resultado assertivo e benéfico para o negócio.
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