Identificar puntos defectuosos en los procesos es la primera acción que se debe tomar para optimizarlos. Para esto, en necesario realizar un mapeo de procesos prolijo, para que el análisis sea efectivo y los problemas puedan, de hecho, resolverse.

El punto es que, al tratarse de un proceso considerado «secundario», el mapeo termina por no hacerse, o se realiza de manera incompleta, lo que resulta en una noción parcial e incompleta de los procedimientos de la empresa y, en consecuencia, en una gestión ineficiente.

A pesar de ser un proceso complejo, es posible mapear los procedimientos de su empresa de una manera práctica y objetiva. ¿Quieres saber cómo? Sigue este artículo del blog audaces y conozca todos los beneficios de esta táctica de gestión:

¿Qué es un mapeo de procesos?

El mapeo de procesos es, de forma simple, una técnica de análisis , comprensión y descripción del funcionamiento y flujo de un proceso determinado. Es decir, es entender exactamente el origen, desarrollo y finalización de un procedimiento.

Para profundizar aún más en este concepto, primero debemos entender el concepto mismo de «proceso», ¿verdad? Pues bien, un proceso no es más que un conjunto de actividades que tienen un orden particular y que requieren recursos específicos y definidos (tiempo, materias primas, insumos, etc.).

El papel del modelado de procesos es precisamente comprender cuáles son estos recursos y en qué orden exacto deben ocurrir estas actividades para que el resultado sea lo más efectivo y rentable posible.

Tomemos como ejemplo el corte de telas en una confección. En el mapeo, se describirán los pasos involucrados en el proceso: desde la preparación hasta la finalización, el equipo utilizado (generalmente una sala de corte), la cantidad de tiempo estándar, los empleados responsables y otras características esenciales.

¿Quién hace el mapeo de procesos?

Por lo general, el mapeo de los numerosos procesos de una empresa, industria o confección es realizado por un equipo multidisciplinario formado, al menos, por un experto en el tema, el responsable del sector auditado y algunos empleados.

Esto asegura que haya varias perspectivas sobre un mismo proceso, además de facilitar el trabajo de descripción (ya que lo normal es que los empleados que se ocupan de estas actividades en sus rutinas sepan mejor cómo trabajan).

Del mismo modo, esto facilita y agiliza el proceso, ya que, en una empresa, son muchos los procesos que se producen de forma concomitante. Por lo tanto, para que el mapeo ocurra de la manera más rápida y eficiente posible, es importante que participen tantas personas como sea posible , siempre y cuando esto no obstaculice la operación.

¿Cuál es el propósito del mapeo de procesos?

Ya sabemos qué es el mapeo de procesos, pero, después de todo, ¿para qué sirve?. Como se ve, el objetivo principal de este procedimiento es aportar claridad y conciencia estratégica sobre las acciones que suceden dentro de un negocio, pero además, hay muchos beneficios, que enumeramos a continuación:

• Control sobre todos los procesos de operación;
• Indicadores más precisos y asertivos;
• Proporciona perspectiva y visión estratégica de los procedimientos;
• Estandarización: el proceso siempre ocurre de la misma manera;
• Mejora la comunicación entre sectores, ya que hay claridad sobre cómo funciona cada uno de ellos;
• Promueve el debate y la recopilación de comentarios de los empleados;
• Optimiza y agiliza los procesos, eliminando cuellos de botella productivos;
• Comunica visualmente los detalles de un proceso;
• Contribuye a la mejora de la eficiencia productiva.

Lograr estos beneficios es parte de la comprensión de que el mapeo por sí solo no es suficiente para aprovechar los números de su negocio: debe usarlo junto con otras estrategias de administración y monitoreo para mejorar sus efectos.

¿Cuál es la importancia del mapeo de procesos para la industria y la producción?

En el entorno industrial, tener control sobre los procesos operativos es aún más importante, precisamente porque es un entorno donde los estándares regulatorios y de término son extremadamente estrictos, así como la necesidad de estandarización en todas las etapas; después de todo, es una producción a gran escala, independientemente del tamaño de la industria.

En este contexto, la claridad sobre cada proceso no es sólo una estrategia para eliminar los costos invisibles y optimizar la eficiencia productiva, sino también un requisito mínimo para todos los propietarios de la industria que deseen cumplir con la legislación brasileña.

Sin embargo, esto no significa que no haya margen de mejora en el mapeo de procesos en el entorno industrial. Todo lo contrario, en este caso, tener un proceso de mapeo sólido y eficiente se convierte en un gran diferencial competitivo , además de permitirte ganar más gastando menos.

Más información sobre los tipos de mapeo de procesos

Como la mayoría de los métodos complejos, el mapeo de procesos se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del objetivo final de la estrategia, el tipo de empresa / industria y otros factores. Echa un vistazo a los principales modelos y sus características:

BPMN (Modelo de Procesos de Negocio y Notación)

BPMN (Modelo y notación de procesos de negocio, en traducción libre), es la metodología estándar para mapear los procesos de una empresa. Utiliza símbolos estandarizados para describir el flujo de ocurrencia de un proceso y la interdependencia de sus procedimientos.

Esta es una forma muy precisa de mapeo, ya que forma parte de una base estandarizada, que es precisamente uno de los objetivos de esta estrategia, por lo que, independientemente del flujo interno de empleados, todos podrán interpretar la información presentada por BPMN.

Diagrama de tortuga

El diagrama de tortuga, a su vez, es una forma simplificada de mapeo cuyo objetivo principal es indicar visualmente las principales características de un proceso, que son:

• Entradas: insumos, materias primas y todo lo que se procesará, incluidos datos e información;
• Salidas: el resultado final del proceso, lo que genera (producto/servicio terminado o no);
• Recursos: las herramientas necesarias para ejecutar el proceso (máquinas, empleados, software, etc.);
• Como: son los procedimientos, normas, documentación y todos los suministros procesales necesarios para la ejecución del proceso;
• Quién: el equipo responsable de la ejecución del proceso, incluyendo las habilidades y competencias necesarias para que tenga éxito;
• Indicadores: los datos e indicadores necesarios para evaluar la efectividad del proceso.

Es una metodología más sencilla y menos estandarizada que la BPMN, pero funciona muy bien para la difusión, porque es facilitada y objetiva.

Diagrama de flujo

El diagrama de flujo, como su nombre lo indica, es un método cuyo objetivo principal es representar el flujo de un proceso a través de símbolos convencionales (pero no necesariamente estandarizados). De hecho, el uso de símbolos es la característica más notoria del diagrama de flujo.

Al igual que el diagrama de tortuga, el diagrama de flujo es un método visual, pero a diferencia del anterior, es más operativo, lo que hace que pueda ser utilizado en la gran mayoría de las empresas, especialmente en aquellas de servicios de nicho, datos, información y otros productos no físicos.

Mapafluxograma

El mapflowchart es una versión del diagrama de flujo adaptado al entorno industrial. En él, el diagrama de flujo se monta en un mapa de la línea de producción y el proceso objetivo se describe a medida que se mueve.

Este es el método de mapeo de procesos ideal para la fabricación y los modelos de Industrias 4.0, ya que presenta una visión clara e integrada de la línea de producción.

¿Cuáles son los pasos del mapeo de procesos?

Independientemente del modelo de mapeo que elija, todos tienen pasos principales que deben seguirse para generar el mejor resultado final. Aprende sobre ellos a continuación:

Definir cuál será el proceso objetivo

El primer paso para comenzar el mapeo de un proceso es, por supuesto, elegir cuál será el proceso objetivo de la acción. En las pequeñas empresas, industrias y confección, esta selección no necesariamente necesita tener en cuenta ningún elemento, dada la reducida cantidad de procesos.

Para las medianas y grandes empresas, es fundamental que se elaboren algunos criterios de selección , siendo el principal la cantidad de cuellos de botella, problemas y retrabajos que ha presentado un proceso en los últimos meses.

Esto suele ser indicativo de que hay fallas en algunos de los pasos de este proceso que deben entenderse y modificarse, por lo que siempre elija comenzar con procesos de esta naturaleza.

Hacer una representación gráfica del proceso (as is) 

Aquí es donde se comienzan a aplicar las metodologías de mapeo. Una vez definido el modelo de mapeo que se utilizará, reúna al equipo para que se entienda y describa exactamente como sucede actualmente (tal cual o como es, en traducción libre).

Es muy común que, en esta etapa, ya se empiece a pensar en posibles soluciones a los problemas encontrados, pero es importante señalar que el mapeo de procesos es una estrategia descriptiva y que se necesitarán otras acciones estratégicas para evaluar los cambios a tomar, el cronograma de implementación de los mismos y los impactos que tendrán en la rutina productiva de la empresa.

Evaluar la efectividad del proceso (to be) 

Una vez que se mapea el proceso, es hora de evaluarlo. Aquí viene el diálogo y la visión estratégica del negocio, tanto para recopilar información con los empleados responsables del procedimiento analizado como para definir qué medidas se tomarán para que ese proceso suceda de la manera ideal (to be).

Monitoreo constante

El control de flujo del proyecto no es una tarea que deba ocurrir solo una vez. Esto se debe a que, a medida que el negocio cambia (ya sea con la aparición de nuevas tendencias, la inversión en tecnologías o la adopción de nuevos procesos, por ejemplo), la necesidad de monitorearlos resurge constantemente, ¡y debe satisfacerse!

Así que anticipa y establece una periodicidad en las actualizaciones de los mapeos, para que tanto tú como el equipo responsable de esta estrategia tengáis tiempo de prepararos para ejecutarla de forma rápida y de la forma más asertiva posible.

Apuesta por la automatización

La llegada de la Inteligencia Artificial, especialmente en el sector industrial, ha supuesto una auténtica revolución en los procesos productivos y de control sobre los mismos. Hoy en día ya es posible mapear pasos productivos completos, además de identificar problemas en tiempo real, facilitar la toma de decisiones y eliminar cuellos de botella y retrabajos.

En este sentido, la automatización se presenta como un gran aliado no solo del mapeo de procesos, ¡sino de la gestión en su conjunto!

Herramientas de mapeo de procesos

Ahora que ya ha hecho todo sobre el mapeo de procesos, hemos creado algunos consejos sobre herramientas que pueden ser útiles en el proceso de mapeo y monitoreo periódico de sus procedimientos comerciales, echa un vistazo:

• Software BPI (Business Process Improvement): son herramientas específicamente dirigidas a mejorar los procesos de negocio;
• Power BI: Software de Business Intelligence que ayuda en el análisis y control de datos estratégicos, objetivos y similares;
• Software de gestión: Estas herramientas de gestión son capaces de proporcionar información precisa y en tiempo real sobre el estado de producción de cada producto o servicio en tiempo real, gestión de clientes y otras funciones clave para mantener los procesos actualizados;
• Listas de verificación y hojas de cálculo: Estos son métodos tradicionales de control, pero proporcionan una forma de acceder a datos específicos (aunque no completamente seguros y automatizados).

Conclusión

El mapeo de procesos es parte de una realidad a menudo pasada por alto por las empresas y descuidada por las industrias y la ropa. Sin embargo, es una de las estrategias fundamentales para tener control de la producción, identificar cuellos de botella y eliminar errores en el proceso productivo.

Además de un fuerte aliado de gestión, el mapeo de procesos también une a los equipos, ya que proporciona claridad sobre los procedimientos de todos los sectores de la empresa. Lo mejor es que existen varias formas de implementar esta técnica, dependiendo de la realidad de tu negocio y qué método es más coherente para tu segmento de actividad.

Debido a que es un procedimiento complejo (pero no difícil de realizar), el mapeo de procesos debe seguir algunos pasos fundamentales que, cuando se aplican bien, aseguran un resultado asertivo y beneficioso para el negocio.

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